Przestudiowałem „Wystąpienie pokontrolne” Ministerstwa Sportu i Turystyki, które kontrolowało działalność Polskiego Związku Jeździeckiego za okres: 1 stycznia 2015 – 15 kwietnia 2016. Lektura pierwszego zdania nastraja optymistycznie, bo brzmi ono tak:

Na podstawie ustaleń zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, działalność Polskiego Związku Jeździeckiego w zakresie objętym kontrolą, ocenia się pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości.

A kilka akapitów dalej można przeczytać kolejne krzepiące zdanie: Potwierdzono prawidłowość wydatkowania 97% środków dotacji przekazanych PZJ na podstawie badanych umów.

Jednak w miarę jak się czyta cały dokument, a liczy on 22 strony, mina trochę rzednie. Różnych uchybień w działalności PZJ kontrolujący stwierdzili całkiem sporo i choć nie mają one dużego ciężaru właściwego, to jednak warto o nich mówić, by ich uniknąć w przyszłości. 

Musi być w statucie

Pierwsza rzecz, na którą zwrócili uwagę kontrolujący, to kwestia uchwał zarządu podejmowanych poza posiedzeniami, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość. Okazuje się, że w kontrolowanych okresie takich uchwał zarząd podjął ponad 140, co stanowi przeszło 30% wszystkich uchwał podjętych w tym okresie. Na szczęście kontrolujący nie podważyli ważności uchwał podejmowanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ale wskazali, że:

Możliwość ich podejmowania w ww. trybie nie może wynikać wyłącznie z postanowień regulaminu przyjmowanego przez Zarząd, ale powinno znaleźć oparcie także w statucie.

Dobrze się więc stało, że w znowelizowanym na zjeździe 30 lipca tego roku statucie odpowiedni zapis się znalazł (paragraf 39, ust. 3).

A swoją drogą, ciekawe, co się z tym znowelizowanym statutem dzieje? Czy został złożony w KRS-ie? Czy jest szansa, aby zbliżający się zjazd sprawozdawczo-wyborczy odbył się według jego zapisów?

A gdzie drugie sprawozdanie?

Kolejne uchybienie dotyczy sprawozdania z działalności Związku. Oto co kontrolerzy stwierdzili w tej sprawie:

W toku kontroli stwierdzono, że Walny Zjazd Delegatów nie rozpatrzył i nie zatwierdził sprawozdania z działalności Związku i sprawozdania finansowego PZJ za 2015 rok w wymaganym terminie, tj. do 30 czerwca 2016 r., tym samym nie dopełnił obowiązku określonego art. 9 ust. 7 ustawy o sporcie, w terminie wynikającym z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 20 września 1994 r. o rachunkowości (dalej ustawa o rachunkowości). Jak wynika z wyciągu z protokołu obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Delegatów z 31 maja 2016 r., Zjazd przyjął wyłącznie sprawozdanie finansowe PZJ za 2015 r. (bez sprawozdania z działalności Związku). Niezależnie od powyższego należy zaznaczyć, że głosowanie w powyższej sprawie zostało przeprowadzone przy udziale łącznie 43 delegatów, a więc bez zachowania kworum wymaganego paragrafem 30 ust. 1 statutu PZJ. Tym samym uchwała dotycząca przyjęcia sprawozdania finansowego PZJ za 2015 r. nie może zostać uznana za ważną.

W tym miejscu muszę się wdać w polemikę z kontrolerami Ministerstwa Sportu i Turystyki. Ustęp 2 przytoczonego paragrafu 30 mówi bowiem, że: W drugim terminie walny zjazd może skutecznie obradować bez względu na liczbę obecnych delegatów, a wszystkie zjazdy PZJ, w tym ten z 31 maja 2016 roku, obradowały w drugim terminie, więc zarzut, że uchwała dotycząca przyjęcia sprawozdania finansowego PZJ za 2015 r. nie może zostać uznana za ważną, bo głosowało tylko 43 delegatów, jest chybiony.

Niemniej prawdą jest, że zarząd PZJ popełnił dwa poważne błędy. Spóźnił się z przedstawieniem sprawozdania finansowego i nie przedstawił sprawozdania z działalności Związku.

Notorycznie za późno

W kontrolowanym okresie zarząd PZJ dwukrotnie przekroczył obowiązujący termin składania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego o dokonanie zmiany zapisu jeśli chodzi o skład  czy to Zarządu, czy w Rady Związku.

Wpis o dokonanie zmian w składzie Zarządu wybranego 29 listopada 2014 r. złożony został dopiero 5 marca 2015 r. (czyli po ponad trzech miesiącach!), a wniosek dotyczący zmian w składzie Zarządu oraz Rady Związku dokonanych przez Walny Zjazd Sprawozdawczy Delegatów PZJ, który odbył się 18 maja 2015 roku, złożony został w sądzie rejestrowym 11 czerwca 2015 r., tj. po upływie 23 dni.

A gdzie wnioski merytoryczne?

Kontrolujący wykazali niekonsekwencję PZJ. Z jednej strony bowiem w umowach zawieranych z trenerami czy menedżerami szczególnie duży nacisk położono na zadania związane z opracowywaniem dokumentacji, m.in. planów sportowych i szkoleniowych, raportów dotyczących stopnia wykonania zaplanowanych zadań wynikowych, sprawozdań i analiz szkoleniowych, wniosków i projektów, w tym o charakterze interwencyjnym i naprawczym w związku z osiągniętymi wynikami sportowymi oraz preliminarzy akcji sportowych i szkoleniowych (dot. menedżerów dyscyplin),

a tymczasem

W wyniku kontroli stwierdzono, że ww dokumenty nie były sporządzane.” /…/ Przy czym, w przypadku ww. dokumentacji dotyczącej startów zawodników kadry narodowej seniorów, uwagę zwraca brak wskazania przez trenerów kadry wniosków szkoleniowych oraz propozycji zmian w organizacji szkolenia. Powyższe dowodzi, że zarówno trenerzy, jak i menedżerowie nie wywiązywali się z nałożonych na nich obowiązków, a PZJ nie egzekwował ich wykonania.

PZJ już zwrócił…

Oto najważniejszy akapit dotyczący rozliczenia umowy między PZJ a MSiT na – mówiąc ogólnie – konkurencje olimpijskie w kategorii seniorów w roku 2015.

Rozliczenie umowy zostało złożone w terminie. Sprawozdanie zostało przyjęte w części finansowej w kwocie 1 356 493,11 zł. Pozostałe środki, w wysokości 98 412,89 zł zostały zwrócone na konto MSiT wraz z odsetkami, z tego: 88 412,89 zł jako środki niewykorzystane, 10 000 zł jako wykorzystane niezgodne z przeznaczeniem. Ostatecznie udział środków dotacji MSiT w całkowitych kosztach zadania wyniósł 98,55%.

W terminie, prawidłowo rozliczone, ale… Dlaczego nie udało się wykorzystać ponad 88 tys. zł? Dlaczego 10 tys. zostało wykorzystanych nieprawidłowo?

…i jeszcze będzie musiał

Na koniec raportu w związku z nieprawidłowościami w rozliczeniach umów Minister Sportu i Turystki wzywa Związek o dokonanie, w ciągu 15 dni od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, zwrotu na rachunek bankowy MSiT kwoty w wysokości 80 120,72 zł.

Na tę sumę składa się sześć pozycji, z których dwie są znaczące. I tak:

• 40 242,14 zł – za wydatkowanie środków dotacji na osoby nie ujęte w wykazach dołączonych przez Związek do umowy,

• 25 000 zł – za wydatkowanie środków dotacji na wynagrodzenie S. Helaka, nieuczestniczącego w realizacji zadania zleconego.

W innym miejscu raportu (wcześniej) jest akapit, który wyjaśnia, dlaczego pieniędzy na wynagrodzenie dla Stanisława Helaka  nie można było użyć ze środków MSiT i teraz trzeba je zwrócić ministerstwu. Oczywiście to nie kol. Helak odda te pieniądze. Odda je PZJ, a będą one pochodzić z kupki, która się nazywa „dochody własne”.

Oto ten akapit:

Zgodnie z umową z 1 kwietnia 2014 r. zawartą pomiędzy ww. a PZJ, S. Helakowi zlecono pełnienie funkcji trenera kadry narodowej juniorów, juniorów młodszych i dzieci na kucach w dyscyplinach olimpijskich. W przedłożonym do Ministerstwa wykazie dofinansowanych wynagrodzeń, S. Helak został wskazany jako trener w dyscyplinie skoki dzieci na kucach. Analiza dokumentacji wykazała, że szkolenie dzieci ww. dyscyplinie nie było objęte zakresem przeznaczenia dofinansowania wskazanego w umowie. W okresie obowiązywania umowy nie została powołana kadra do rywalizacji międzynarodowej w tej dyscyplinie. Jednocześnie nie stwierdzono, aby S. Helak brał udział w akcjach szkoleniowych objętych harmonogramem planowanych działań, sam Związek nie dysponuje dokumentacją mogącą potwierdzić udział ww. w akcjach. Tym samym brak jest dowodów wskazujących na jakikolwiek udział  S. Helaka  w realizacji dotowanego  zadania, a co za tym idzie podstaw do wypłaty wynagrodzenia  ze środków dotacji.

Na koniec raportu kontrolujący formułują 13 szczegółowych zaleceń. To sporo.

Jakkolwiek z tekstu „Wystąpienia pokontrolnego” wynika jasno, że poza koniecznością zwrócenia do kasy MSiT przytoczonych przeze mnie sum Polskiemu Związkowi Jeździeckiemu nie grożą żadne inne konsekwencje, nie da się skwitować tego dokumentu stwierdzeniem „nic się nie stało”, czy „nie ma się czym przejmować.”

Ktokolwiek będzie rządził Polskim Związkiem Jeździeckim przez najbliższe 4 lata (począwszy od ?? listopada, ?? grudnia 2016 roku), musi mieć świadomość, że Związek zobowiązany jest do przestrzegania procedur, jakie narzuca ten, kto daje pieniądze, czyli Ministerstwo Sportu i Turystki. Do tego, aby tych procedur przestrzegać, potrzebna jest wiedza, potrzebni są fachowcy, potrzebny jest zarząd, który będzie umiał spełniać funkcję z jednej strony wykonawczą, a z drugiej – kontrolującą, w stosunku do podległych mu trenerów czy menedżerów. Potrzebny jest prezes, który będzie wiedział, co to jest sport, jakie mechanizmy w nim obowiązują, a nie tylko, gdzie koń ma głowę, a gdzie ogon.

Marek Szewczyk